O que mudou no clm 3.0 este mês

Em muita empresa, a assinatura fica com poucas pessoas: diretores, procuradores, o jurídico. Quando o volume cresce, quem assina vira fila.

Com a assinatura em lote, quem tem vários documentos pendentes assina todos de uma vez. É um recurso da BRy, nosso fornecedor de assinatura, disponível dentro do clm 3.0.

Como funciona

1. Os documentos são enviados para o mesmo e-mail do signatário.
2. Quando ele tem mais de um documento pendente, a opção de lote aparece sozinha. Não tem nada para configurar.
3. Ele confere a lista e assina todos de uma vez.

Regras

• O lote junta documentos enviados para o mesmo e-mail. Se o signatário foi cadastrado com e-mails diferentes, os documentos não aparecem juntos.
• Só entra no lote a assinatura eletrônica simples.
• Certificado digital, rubrica e autenticações extras (biometria facial, prova de vida) continuam sendo assinados um por um.

Antes, se alguém não assinasse a tempo, o processo expirava e era preciso cancelar e começar de novo, pedindo outra vez para quem já tinha assinado.

Agora o prazo é renovado automaticamente e o documento fica disponível até todos assinarem. Na tela, não aparece mais contagem nem aviso de vencimento.

Dá para mexer nos signatários depois da primeira assinatura

• Editar os dados de quem ainda não assinou.
• Substituir um signatário por outro, mantendo a mesma posição e configuração.
• Excluir quem ainda não assinou.
• Incluir novos signatários.

Quem já assinou fica travado, com um cadeado, e a assinatura é preservada. A opção “Concluir com as assinaturas atuais” encerra o processo só com as assinaturas já coletadas.

Vale para a assinatura padrão da plataforma (BRy). Na D4Sign e na Zapsign, os signatários continuam travados depois da primeira assinatura.

Em Documentos, cada pessoa monta a tabela que precisa, sem abrir documento por documento.

• Colunas: no ícone de colunas, escolha entre Hierarquia, Status, Pasta, Tipo de documento, Início e Final de vigência, Data de criação, Data de assinatura, Valor e Tags. Clique em “Aplicar visualização”; “Limpar” volta ao padrão.
• Tags: a coluna de Tags pode entrar na tabela, e dá para gerenciar as tags dos documentos por ali.
• Ordem e largura: arraste as colunas para mudar a ordem e ajuste a largura de cada uma.

O relatório exporta o que está na tela

• As mesmas colunas, na mesma ordem, incluindo os campos personalizados extraídos com IA.
• Os mesmos filtros, busca e ordenação.
• Todos os registros, não só os da página aberta.

A Folha Resumo reúne as informações do contrato extraídas por IA: resumo, valor, objeto, vigência e partes. Na tela de assinatura, ela ficava escondida em “Informações”, e quase ninguém abria.

Agora, quando está ativa para o signatário, ela abre sozinha:

• No computador, ao lado do documento, sem bloquear a leitura nem o botão de assinar.
• No celular, o menu virou abas (Documento, Folha Resumo, Assinatura, Histórico), com o botão “Ver documento e assinar”.

Não vale para fluxos em que o signatário assina fora da tela da Contraktor (D4Sign sem embed e Zapsign).

Antes, modelos só podiam ser excluídos um a um. Agora, na listagem de modelos, dá para selecionar vários e usar “Excluir selecionados”. Antes de excluir, aparece uma confirmação com a quantidade.

Se algum modelo estiver ligado a um formulário

• O formulário volta para rascunho e precisa ser publicado de novo.
• O link público fica pausado até a nova publicação.
• Requisições já geradas não mudam.

O sino da barra superior agora mostra as suas pendências na área em que você está: revisão, aprovação, assinatura e prazo de tarefa. Um contador indica as não lidas, e um clique leva direto para a ação. Cada notificação mostra se a pendência está pendente, concluída ou cancelada, e tarefas vencidas aparecem como “Atrasada”.

• Os avisos são os mesmos dos e-mails: quem recebe o e-mail recebe a notificação.
• Cada área tem o seu sino.
• A atualização acontece a cada 1 a 2 minutos, ou ao recarregar a página.
• Aprovar e assinar continuam sendo feitos na tela da pendência, não pelo sino.

Quem usa a Zapsign precisava assinar fora do clm 3.0, o que quebrava o workflow. Agora ela funciona dentro do fluxo.

1. Em Configurações > Integrações, abra a aba “Conectores”.
2. O administrador ativa a Zapsign com o Token API da conta Zapsign da empresa.
3. A etapa de assinatura do workflow passa a perguntar qual provedor usar antes de cadastrar os signatários. A Assinatura Contraktor continua como padrão.

No envio pela Zapsign, dá para incluir até 20 observadores, que recebem um aviso quando a assinatura termina, e posicionar as assinaturas no documento.

É preciso ter uma conta Zapsign. Quem não ativa o conector não vê nenhuma mudança no fluxo.

Os links de assinatura da D4Sign expiravam em 20 dias, e muitos contratos ficavam parados esperando o último signatário. Agora o prazo é de 365 dias, contados a partir do envio. Vale para assinaturas enviadas depois da mudança.

Um documento dependente do tipo Outro com datas substituía a vigência do contrato principal e mudava o status dele, mesmo quando era só um documento de apoio, como uma declaração, um seguro ou um comprovante.

Agora, com o tipo Outro, aparece a opção “Atualizar a vigência do contrato principal”:

• Ela vem desligada na importação e na vinculação. Desligada, o Outro tem vigência e status próprios.
• Na folha de rosto do Outro, dá para ligar ou desligar depois. O contrato principal é recalculado na hora, e dá para desfazer.
• Aditivo, Retificação e Distrato continuam funcionando como antes.
• Podem alterar: Admin, Gerente e Colaborador com acesso ao documento.

Os documentos Outro que já existiam continuam atualizando a vigência, para nenhum contrato mudar de status de repente. A correção é feita documento a documento, pela folha de rosto.

Um aditivo, distrato, retificação ou outro documento vinculado ao contrato errado só podia ser corrigido excluindo e subindo o arquivo de novo. Agora existe a ação “Desvincular”, no menu de ações da tabela de Documentos e na aba Vinculados da folha de rosto.

• O documento vira principal e continua na mesma pasta.
• Nenhum arquivo é excluído.
• A vigência do contrato principal é recalculada (se era um distrato, o contrato volta à vigência original).
• A ação aparece no histórico dos dois documentos, e dá para desfazer logo depois.
• Podem desvincular: Admin, Gerente e Colaborador com acesso à pasta.